En el marco de la transformación tecnológica del Estado, la Dirección General de Registros (en adelante “DGR”) presentó los procedimientos tecnológicos que se aplicarán al registro de los Libros Diario e Inventario.

Cabe recordar que finalizando el 2019, el Poder Ejecutivo a través del Decreto 384/019 autorizó el empleo de documentos electrónicos o digitales como medio de reemplazo de los Libros Diario e Inventario físicos.

Asimismo, complementado lo anterior, el Decreto 166/022, que es de aplicación a las entidades que poseen una moneda funcional diferente a la moneda nacional, estableció que dichas entidades deben mantener los libros contables en ambas monedas a partir de los ejercicios económicos iniciados desde la fecha en que la DGR establezca las herramientas tecnológicas que permitan la intervención de los documentos electrónicos o digitales.

A partir del 6 de marzo de 2023, las empresas podrán ingresar el trámite de registro del Libro Diario o Inventario a través de la web de la DGR y consecuentemente, las entidades que inicien ejercicio a partir de esa fecha, cuya moneda funcional difiera del peso uruguayo, deberán mantener los libros contables en ambas monedas.

El nuevo procedimiento digital implica las siguientes fases:

- Gestión de un usuario “E- Libros”, que habilita la utilización del sistema. El mismo se gestiona a través de la web de la DGR.
- Ingreso de forma remota, a través del servicio “E- Libros”, de los Libros Diario o Inventario en formato PDF, requiriendo la firma electrónica avanzada del representante de la organización.
- Asignación automática de un número de trámite.
- Presentación en ventanilla de la DGR para la emisión del boleto de pago correspondiente al trámite en cuestión.
- Gestión de las observaciones al trámite a través del servicio “E-Libros”.
- Intervención digital de la DGR, mediante firma electrónica avanzada y descarga de su constancia de forma digital.
- Descargar los libros intervenidos en un plazo de 45 días contados a partir de su registro.
Considerando lo anterior, el proceso de registro de Libros se simplifica considerablemente y se destacan las siguientes ventajas:
- Cada empresa, una vez gestionado su usuario E- Libros, tendrá acceso a la información histórica de los Libros Diario e Inventario que ha registrado, con una indicación precisa respecto al ejercicio económico al cual corresponden.
Actualmente, para obtener dicha información registral, la entidad debe realizar una solicitud formal en la DGR, la cual tiene un costo y plazo de espera para su emisión. Además, dicho reporte sólo indica la fecha en la que una entidad rubrica el libro contable pero no especifica el ejercicio económico al cual corresponde.

- Las comunicaciones con la DGR serán a través del sistema “E-Libros” o del mail que indique la entidad al iniciar el trámite.
- Se genera una mejora de la eficacia probatoria y otros aspectos legales de la teneduría regular de libros.