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Cambios en el registro de estados contables ante la Auditoría Interna de la Nación

Desde el año 2006 las sociedades comerciales están obligadas a registrar sus estados contables (estados financieros) ante la Auditoría Interna de la Nación (AIN) en caso de que sus activos totales superen las 30.000 UR y sus ingresos operativos netos las 100.000 UR (artículo 60 de la ley 17.243 y decreto 253/001). El incumplimiento de tal obligación tenía como consecuencia la prohibición de distribuir utilidades y la facultad para la Dirección General Impositiva (DGI) de suspender la vigencia del certificado único (artículo 313 de la ley 18.996).

La ley 18.930 agregó como sujetos obligados a registrar a las sociedades y asociaciones agrarias y los fideicomisos y fondos de inversión no sometidos a regulación por el Banco Central del Uruguay, que obtengan ingresos no comprendidos en los hechos generadores de los Impuestos a la Renta de las Personas Físicas y a las Rentas de las Actividades Económicas por un monto superior a las UI 4.000.000.

A partir de la última Ley de Presupuesto 2015 ? 2019 (ley 19.355) se suman como sujetos obligados a registrar sus estados contables ante la AIN a las: (a) sociedades civiles, (b) asociaciones civiles y fundaciones, (c) cooperativas y (d) las entidades no residentes que radiquen en territorio nacional su sede de dirección efectiva, para el desarrollo de actividades empresariales en el país o en el exterior.

El Poder Ejecutivo debía establecer los montos mínimos de activos o ingresos a partir de los cuales correspondería el registro para los nuevos sujetos obligados así como los plazos para la presentación de los estados contables.

Mediante el reciente decreto 156/016 del 30 de mayo de 2016, el Poder Ejecutivo ejerció la facultad conferida y estableció tales montos mínimos y sanciones económicas a aplicar por la AIN ante el incumplimiento.

Por otra parte, la AIN avanza en su modernización mediante el diseño e implementación de la Central de Balances Electrónica (CBe). Desde el pasado 13 de junio para hacer el registro es necesario que los representantes de la empresa y el contador actuante cuenten con firma electrónica.

1. Nuevos sujetos obligados a registrar sus estados contables y fijación de multas

¿Quiénes son los sujetos obligados a registrar sus estados contables en AIN?

(a) Las sociedades comerciales, cualquiera sea su forma (artículo 97 bis de la Ley 16.060 en la redacción dada por el artículo 151 de la Ley 19.149).

(b) Las sociedades civiles, las asociaciones agrarias, las entidades no residentes que actúen en territorio nacional a través de un establecimiento permanente o radiquen en el territorio nacional su sede de dirección efectiva, para el desarrollo de actividades empresariales en el país o en exterior y los fondos de inversión y fideicomisos no sometidos a regulación de BCU (artículo 24 de la Ley 18.930 en la redacción dada por el artículo 215 de la Ley 19.355).

Siempre que:

? Los ingresos de sus actividades ordinarias, al cierre de cada ejercicio anual, superen las 26.300.000 UI (al día de hoy aprox. $ 88.600.000 / US$ 2.858.000)

? Los ingresos al cierre de cada ejercicio anual, superen las 4.000.000 UI (aprox. $ 13.640.000 / US$ 440.000), siempre que al menos el 90% de los mismos generen rentas que no sean de fuente uruguaya.

Los ingresos que deben tomarse en consideración son los ingresos generados en el ejercicio anterior.

El valor de la Unidad Indexada aplicable, será el vigente a la fecha de cierre del ejercicio.

Los estados contables deben estar aprobados por el órgano social competente en caso de corresponder.

Las instituciones de intermediación financiera, las empresas aseguradoras, las administradoras de fondos de ahorro previsional y los intermediarios de valores sometidos al control, supervisión y/o superintendencia del Banco Central del Uruguay (BCU) no estarán obligados a registrar sus estados contables ante la AIN.

¿A partir de qué ejercicios económicos se aplican las nuevas disposiciones?

Para las sociedades comerciales las nuevas disposiciones aplican a partir de los ejercicios económicos cerrados a partir del 30 de junio de 2016.

Para los demás sujetos obligados, aplican a partir de los ejercicios económicos iniciados a partir del 1 de enero de 2016.

¿Cuál es el plazo para registrar sus estados contables?

El plazo no cambio respecto al ya existente, se mantiene en 180 días corridos, contados a partir del día siguiente a la fecha de cierre del ejercicio económico.

¿Cuáles son las sanciones si no se registran los estados contables en plazo?

Las consecuencias del incumplimiento de la obligación de registrar los estados contables en plazo continúan siendo la prohibición de distribuir utilidades resultantes de la gestión social y la posibilidad de la DGI de suspender la vigencia del certificado único.

Se agrega a lo anterior la fijación de multas a ser impuestas por la AIN y de informar a DGI los incumplimientos a los efectos de la suspensión del certificado único.

? Prohibición de distribuir utilidades

Los sujetos obligados a registrar que por su naturaleza estén en condiciones de distribuir utilidades, no pueden hacerlo hasta no cumplir con el registro.

Se entiende por distribución de utilidades el pago de dividendos o de sus equivalentes.

? Multas por incumplimiento de la obligación de registrar

- 2.000 UI ( aprox. $ 6.500 / US$ 210)

- 3.000 UI (aprox. $ 9.800 / US$ 320) en caso de reiteración del incumplimiento en un periodo de cinco años, no acumulable a la del punto anterior.

? Multas por distribuir utilidades sin registrar sus estados contables

- 125.000 UI (aprox. $ 405.000 / US$ 13.100)

- 250.000 UI (aprox. $ 810.000 / US$ 26.200) en caso de reiteración del incumplimiento en un periodo de cinco años, no acumulable a la del punto anterior.

Las multas aplicables no podrán superar el valor equivalente a 10.000 Unidades Reajustables (aprox. $ 9.060.000 / US$ 292.000)

? Suspensión del certificado de vigencia anual emitido por DGI

La DGI puede suspender la vigencia del certificado único de los sujetos obligados incumplidores.

El decreto dispone que una vez que AIN notifica al administrado la imposición de la multa, deberá comunicarlo a la DGI a los efectos de la suspensión de la vigencia del certificado anual.

El certificado único emitido por DGI es el certificado que acredita a los sujetos pasivos que realizan actividades comerciales, industriales, de servicio y agropecuaria se encuentra al día con sus obligaciones formales y pago de tributos administrados por la DGI.

Es exigible para la obtención y renovación de créditos bancarios, realización de trámites y cobros ante organismos del Estado, importación y exportación.

En consecuencia, su suspensión puede provocar pérdidas muy importantes a las empresas en la medida que afecta directamente el desarrollo de su actividad comercial y la obtención de fuentes de financiamiento.

2. Cambios en el procedimiento de registro

¿Cómo es el procedimiento para la presentación de Estados Contables en AIN?

A partir del pasado 13 de junio, el registro de los estados contables ante la AIN debe realizarse on line mediante la utilización de firmas electrónicas tanto del representante legal de la empresa como del contador público actuante.

En efecto, a partir de esa fecha la AIN puso en funcionamiento el CBe que permite la automatización de los procesos y el envío web de la información a registrar.

El procedimiento para la generación y presentación de estados contables es ahora el siguiente:

? Confección

- Se debe seleccionar la plantilla o formulario de Excel correspondiente, según cuerpo normativo contable aplicable.

- Completar la plantilla o formulario en base a los estados contables.

- Guardar la notas a los estados contables e Informe de Contador en HTML

- Con los archivos anteriores se genera el archivo XBRL.

? Firma

Los estados contables deberán incluir las firmas digitales del o los representantes del sujeto obligado, la cual tendrá carácter de declaración jurada de su condición de tal y del profesional actuante que elaboró la certificación que acompaña los estados contables (informe de compilación, de revisión limitada o de auditoria).

Las firmas electrónicas deben ser tramitadas ante Abitab o el Correo con anterioridad al envío de los formularios.

? Timbre

El pago del timbre se realizará a través de distintas formas de pago: Abitab, BanRed, bancos, Red Pagos, Red Nacional de Cobros y Pagos (Correo).

? Validación

El sitio web valida los estados contables presentados, comunica el éxito del proceso de presentación (o los errores) y habilitará la descarga de la constancia de registro de dichos estados contables.

Contacto

Noelia Alonso: nalonso@cpaferrere.com

Gabriela Gutiérrez: gagutierrez@ferrere.com