Por Matías Poggio

Las organizaciones públicas invierten fuertes sumas en implementar nuevas tecnologías para no quedar desactualizadas. Pero, ¿están invirtiendo bien?, ¿toman decisiones con total conocimiento de causa?, ¿existen herramientas para tomar mejores decisiones de Tecnología Informática (TI)?

La realidad marca que siete de cada diez proyectos de cambio tecnológico fracasa (McKinsey Global Survey - 2008) y que un 17% de los mismos fracasa al punto de amenazar la supervivencia de la compañía (McKinsey & Oxford University - 2012).

Con el objetivo de mantenerse vigentes tecnológicamente y lograr más eficiencia, muchas organizaciones públicas invierten en proyectos de implementación de nuevas tecnologías en pos de reducir sus costos, aumentar su productividad, disminuir los tiempos de respuesta y tomar mejores decisiones.

En el desarrollo de los mismos inevitablemente enfrentan las dificultades comunes de todo proyecto de implementación como escasez de capital humano calificado, subestimación de esfuerzos, incapacidad para conseguir compromisos de mandos altos, automatización de ineficiencias, presupuestos disparados, etcétera.

Asimismo, existen dos aspectos que se observan a nivel del sector público que podrían estar colaborando a aumentar las tasas de fracaso. Por un lado existen marcadas dificultades para determinar correctamente los costos totales que conlleva la adquisición de una herramienta informática. Por otro, resulta difícil el dimensionamiento de la totalidad de los beneficios que una nueva solución tecnológica aporta.

El Retorno de la Inversión (ROI) es una herramienta especialmente útil para trabajar dichas dificultades y ayudar a los organismos de gobierno a maximizar el retorno de sus inversiones en tecnología. El ROI se define como la ganancia financiera expresada como porcentaje de los fondos invertidos para generar esa ganancia (Gartner). Para entender el concepto y poder aplicar la herramienta, es necesario comprender las consideraciones de ambos términos de su ecuación de cálculo:

ROI = ganancia monetaria / monto gastado

Con el fin de calcular el monto gastado en proyectos de inversión tecnológica resulta fundamental la consideración de la totalidad de los costos asociados a la solución. Para esto deben tenerse en cuenta tanto los costos externos a la organización como los internos a la misma, incurridos a lo largo de todas las etapas del ciclo de vida de la solución (adquisición, implementación y operación y mantenimiento).

El Total Cost of Ownership (Metodología desarrollada por Hill Kirwin de Gartner Group Inc.) es la herramienta ideal para una correcta determinación de los costos totales relacionados con la adquisición, desarrollo y uso de componentes de Tecnologías de Información. Considera los costos externos (hardware, software, administración de sistemas, soporte, desarrollos, etc.) y los internos (salarios de personal asignado al proyecto, pérdidas de productividad, costos de oportunidad, etc.) y utiliza herramental de análisis de escenarios para la proyección de costos que aún no pueden determinarse, buscando aportar a facilitar la decisión de compra.

Para identificar la ganancia monetaria deben determinarse todos los beneficios asociados a la solución. Por un lado el conjunto de beneficios cuantificables y de fácil cálculo, determinado por las ganancias incrementales, los ahorros y la eliminación de costos. Por otro, el conjunto de beneficios intangibles cuya estimación requiere de métodos de estimación más complejos e incluso cuasi artesanales. A modo de ejemplo, cómo logramos asignar un valor monetario a la mejora en la calidad de la atención ciudadana, el intercambio automático de datos con otros organismos de gobierno o la mejora de la transparencia de la gestión asociadas a una implementación de una solución de gestión gubernamental.

El cálculo del ROI puede ser realizado antes o después de implementada la solución. Si se realiza a priori servirá como estimación, habilitará a ?jugar? con diferentes escenarios y servirá para comparar diferentes alternativas en una decisión de compra. Calculado a posteriori y con números reales, será un gran facilitador para la rendición de cuentas de la gestión.